Projectmanagement & project control

De omgeving (markt) verandert voordurend en organisaties moeten, als ze willen blijven voortbestaan, inspelen op deze veranderingen. De directie bepaalt de hiervoor te volgen strategie. De implementatie van de strategie, tenminste als een organisatie dit resultaatgericht en beheerst wil doen, gebeurt door middel van projecten. De directie is opdrachtgever voor alle projecten, zowel de interne als de externe (facturabele) projecten. Dit opdrachtgeverschap kan worden gedelegeerd aan andere managementniveaus.

De opdrachtgever is eigenaar van het probleem en het doel van het project en beschrijft dus de probleemstelling (wat is er aan de hand?) en de doelstelling (wat wil ik met het project bereiken?). Vervolgens wordt bekeken welke projectresultaten een bijdrage leveren aan de doelstelling. De projectmanager is de opdrachtnemer en is verantwoordelijk voor het opleveren van het projectresultaat. Per projectresultaat wordt een plan van aanpak opgesteld met de tien beheersaspecten (randvoorwaarden waarbinnen het projectresultaat moet worden opgeleverd). De 10 beheersaspecten zijn:

 

 

1. Scope
2. (Management)informatie & communicatie
3. Kwaliteit
4. Tijd
5. Capaciteit
6. Sociale dynamiek
7. Organisatie
8. Stakeholders
9. Risico
10. Geld (budget)

Het projectresultaat is de basis voor het opstellen van de scope van het project. De scope omvat datgene wat concreet aan inhoudelijke producten wordt opgeleverd en welke werkzaamheden hiervoor moeten worden uitgevoerd. Bovendien wordt vastgelegd welke (management-) informatie gedurende het project wordt opgeleverd en op welke wijze over het project wordt gecommuniceerd (communicatieplan). Vervolgens wordt de kwaliteit van de scope met de bijbehorende acceptatiecriteria vastgelegd. Daarna worden de uit te voeren werkzaamheden gepland in de tijd (tijd) en wordt bekeken welke resources (capaciteit) met welke competenties (sociale dynamiek) dit project gaan uitvoeren. De volgende stap is het in kaart brengen wie allemaal formeel bij het project betrokken zijn (organisatie) en wie invloed heeft op het project (stakeholders). De voorlaatste stap is het inventariseren en analyseren van de risico’s van het project, waarna het projectbudget kan worden vastgesteld.