Voortgang/Earned Value

Meten van de voortgang

De performance van een project moet regelmatig worden gemeten om verschillen met de projectopdracht te bepalen. Een methode die inzicht verschaft in de voortgang in relatie tot gemaakte kosten en de benodigde tijd is de Earned Value Analyse, afgekort EVA.

De Earned Value Analyse is de meest gebruikte techniek om de werkelijke voortgang en de uiteindelijke kosten en projectduur te bepalen. Tijdens het opstellen van het plan van aanpak wordt invulling gegeven aan de beheersaspecten tijd en geld. Deze beheersaspecten zijn de basis voor de Earned Value Analyse. De initiële waarden uit het plan van aanpak vormen de baseline oftewel de Planned Value. Dit is de hoeveelheid geld (kosten) gepland in de tijd. Tijdens de uitvoering (Do) wordt periodiek de voortgang opgenomen. De voortgang wordt vastgelegd en de actuele kosten worden bepaald. Deze twee variabelen zijn echter niet toereikend om iets over de stand van zaken van het project te zeggen. Hiervoor is een andere variabele noodzakelijk, namelijk de Earned Value. Dit zijn de gebudgetteerde kosten van de op het pijlmoment bepaalde voortgang.

In formulevorm: Earned Value = % voortgang * BAC. BAC betekent Budget At Completion, het budget (actuele budget) voor het gehele project. Met behulp van deze variabele wordt inzicht verschaft in de aspecten tijd en geld (kosten).

 Vaststellen van de voorgang

Objectiviteit is een voorwaarde bij het vaststellen van de voortgang. Het vaststellen van de voortgang geschiedt dan ook bij voorkeur door de projectcontroller. De projectmanager geeft, om goed voor de dag te komen, vaak een te positief beeld van de voortgang. Er zijn verschillende meetmethoden. Afhankelijk van de duur en de directe meetbaarheid van de werkzaamheden (de individuele taken) kan een keuze worden gemaakt uit:

  • 0/100 methode: de waarde wordt doorberekend wanneer de taak is afgerond (geschikt voor korte taken)
  • 50/50 methode: de helft van de waarde wordt aan het begin van de taak doorberekend; de andere helft bij gereed melding (geschikt voor taken met middellange doorlooptijd)
  • Units completed-methode: de waarde wordt bepaald aan de hand van het aantal geleverde eenheden maal de waarde per – Milestone-methode: de waarde ontstaat wanneer een vooraf gedefinieerde mijlpaal in een project is bereikt
  • Opslagmethode: de waarde wordt berekend als afhankelijke van een andere meetbare component. De opslagmethode kan worden toegepast voor taken die niet meetbaar zijn, maar wel zichtbaar moet blijven, zoals bijvoorbeeld de kosten voor projectmanagement
  • Percent completed-methode: de waarde wordt berekend op basis van een schatting van de voortgang door de projectmanager. Deze methode wordt alleen toegepast wanneer het maken van een zuivere schatting mogelijk is en de taken niet op een andere manier kunnen worden gemeten
  • Bestede tijd-methode: de opgeleverde waarde is de bestede tijd * tarief; alleen te gebruiken voor taken, die niet anders meetbaar zijn.