Informatiesystemen/software

Een informatiesysteem is nodig om de gegevens vast te leggen voor het genereren van de managementinformatie. Welke systemen zijn nu geschikt om projecten te administreren en te beheersen? Sinds eind jaren ’90 onderzoeken organisaties als Gartner en de Aberdeen Group informatiesystemen voor projectmatig werkende organisaties. In het begin werd deze software aangeduid met de term Professional Services Automation (PSA) en de organisaties die in projecten werken met PSO (Professional Services Organisation). Organisaties die dergelijke software gebruiken werken voornamelijk in projecten hebben dus een projectportfolio. Daarom wordt nu naar deze applicatie verwezen als ProjectPortfolioManagement software (PPM software). Twee typen zijn te onderscheiden: ERP-pakketten met een projectenmodule en speciale projectmanagement & projectcontrol software (dedicated software). Dit is een speciale applicatie voor projectmanagement zonder financiële administratie). Dergelijk pakketten worden dan via een interface aan een financieel pakket gekoppeld. De basis van een ERP-pakket het grootboek (general ledger). Daarom heen zijn de modules voor inkoop, verkoop, vaste activa, ontvangsten en betalingen gebouwd.

Projectadministratie

De projecten staan in een subadministratie, de projectadministratie. Deze projectadministratie is gekoppeld (via de kostendrager) aan het grootboek. Heeft een organisatie slechts weinig projecten dan is het ook mogelijk om de projecten in rechtstreeks in het grootboek te administreren. Een projectadministratie is te preferen als een organisatie veel projecten uitviert, omdat anders het grootboek te zwaar wordt belast. De uren van de medewerkers worden geboekt in een tijdschrijfmodule, die de kosten op het project in de subadministratie boekt en de dekking van de uren op de kostenplaats (afdeling) van de betreffende medewerker. Project control gegevens staan in meestal in een aparte module of in een apart (dedicated) software pakket. In de project(sub)administratie van het ERP-pakket staan de feiten weergegeven: de verplichtingen, realisaties etc. Project control houdt echter in vooruitzien en voorspellingen maken. Deze gegevens zijn vaak niet in het ERP-pakket vast te leggen, maar wel in het projectcontrolsysteem dat via een interface aan het ERP-pakket is gekoppeld.