Budget

Geld/budget is een van de beheersaspecten. De basis voor het aspect geld is de scope. Uit de scope blijkt welke werkzaamheden de organisatie zelf uitvoert en welke zaken bij derden (externe leveranciers) moet worden ingekocht. Dit laatste zijn meestal materialen en materieel, maar ook extra mensen behoren tot de inkopen op projectbasis. Aan de taken worden resources gekoppeld met een uurtarief. Ook worden de risico’s van de komende projectfase in kaart gebracht en de mogelijke kosten die deze risico’s met zich mee brengen.

Interne projecten veroorzaken alleen kosten. Externe projecten, projecten op aanvraag van een klant, worden aan deze klant in rekening gebracht. Op het moment dat de kosten bekend zijn, is bij deze projecten de opbrengstenkant aan de beurt. Mogelijke contracten die met een klant worden afgesloten zijn regie-, lump sum- en turnkeycontracten.

De beheersing van het aspect geld heeft voornamelijk te maken met het beheersen van de kosten. In de contracten met de klant staat meestal dat per maand/kwartaal of naar rato van voortgang wordt gefactureerd. Hierdoor zijn er aan de opbrengstenkant minder mutaties dan aan de kostenkant. De manier van beheersen loopt van non-control tot maximaal control. Non-control houdt in dat het budget wordt vergeleken met de binnengekomen en goedgekeurde factuur. De bestelling zelf wordt niet vastgelegd in een verplichtingenadministratie, waardoor de budgetuitputting niet bekend is. Veel ervaring en strakke budgetbewaking zijn dan vereist.

Om de financiën minimaal in de vingers te houden, is het vastleggen van de aangegane verplichting, de feitelijke budgetuitputting, noodzakelijk. De projectcontroller vergelijkt het actuele budget met de reeds aangegane verplichtingen. Het is dan op ieder moment mogelijk iets over de stand van zaken van het project te zeggen. Een volgende stap is het toevoegen van prognoses voor het vervolg van het project, de estimate to complete (ETC). De ETC zijn de nog te maken kosten tot aan het einde van de projectfase. Samen met de reeds aangegane verplichtingen levert dit de huidige prognose op voor de stand op het einde van het project, de forecast at completion (FAC). De laatste stap is het toevoegen van de veranderingen, de scope changes. Bij de eerste twee stappen is eigenlijk alleen sprake van projectadministratie. Door een forecast te maken wordt er een stap gezet richting control gezet.