Projecten in de boekhouding

Drie basisprincipes

In de financiële administratie van een organisatie worden waarden (geld, bedrijfsmiddelen, grondstoffen enzovoort) geregistreerd. Door het economisch handelen van een organisatie ondergaan deze waarden veranderingen. Het besteden van geldmiddelen leidt tot afname van het beschikbare budget (budgetuitputting). De ingekochte grondstoffen nemen tijdens de productie af, de voorraad eindproducten wordt groter. Door het verkopen van eindproducten neemt de voorraad eindproducten weer af en de geldmiddelen nemen toe. Voor het vastleggen van deze waarden en waardeveranderingen zijn twee administratieve stelsels mogelijk, namelijk het kameralistische stelsel en het commerciële stelsel.
Het commerciële stelsel heeft als basis het vermogen. Het verdiende inkomen wordt in de administratie zichtbaar gemaakt als het resultaat van het vermogensbeheer. De registratie van de omvang en de samenstelling van het vermogen, alsmede de veranderingen staan centraal. Geregistreerd worden de waarden van de bezittingen en schulden en de opoffering en verkrijging van waarden bij de bedrijfsuitoefening, de baten en lasten.. De periodieke overzichten die hierbij horen zijn de balans en de resultatenrekening. Drie principes worden toegepast:

  1. realisatiebeginsel: een opbrengst wordt gerealiseerd, zodra een gedeelte van een project aan de klant is overgedragen. De reden daarvoor is dat gerealiseerd wordt (het OnderHandenWerk (OHW) wordt een definitieve opbrengst voor het project) op het moment dat een prestatie is geleverd
  2. matchingbeginsel: opbrengsten en kosten worden toegerekend aan de periode waarin ze worden gerealiseerd. De kosten worden in dezelfde periode geboekt als de opbrengsten, waarvoor deze kosten worden gemaakt. De OnderhandenWerk-kosten van een project vallen vrij in de periode dat de bijbehorende opbrengst wordt gerealiseerd
  3. voorzichtigheid: (extra) kosten worden genomen, zodra ze voorzienbaar zijn.

Intern, extern en verkooptarief

Het principe van projectorganisaties is het verkopen van uren door de afdelingen aan de projecten. Dit geschiedt tegen het interne tarief. Het interne tarief van een bepaalde functie (expertise) ontstaat door de kosten van de betreffende afdeling, die de betreffende resource levert, te delen door het aantal productieve uren. Het aantal verkochte uren vermenigvuldigt met het interne tarief levert de dekking van de afdeling. De begroting wordt zodanig opgesteld dat een afdeling een neutraal resultaat heeft. De winst moet komen uit de te verkopen diensten, de projecten. De productieve uren zijn te verdelen in uren die worden besteed aan zowel interne als externe projecten. De interne projecten veroorzaken alleen kosten. Externe projecten, projecten op aanvraag van een klant, worden aan deze klant in rekening gebracht. De externe projecten moeten dus een zodanig tarief opleveren dat ook de interne projecten kunnen worden uitgevoerd. De externe projecten hebben een minimum extern tarief, de kostprijs voor externe projecten. Wil een organisatie ook nog winst maken dan zal het verkooptarief hoger moeten zijn dan dit externe tarief.

De controller van de gehele organisatie is verantwoordelijk voor de financiële beheersing hiervan. Hij delegeert deze beheersing voor de projecten aan de projectcontroller. Mocht de grootte van de organisatie dit noodzakelijk maken dan zal een andere functionaris de afdelingen voor zijn rekening nemen, namelijk de afdelingscontroller. De controller, de projectcontroller en de afdelingscontroller hebben gegevens nodig uit de administratie om hiervan managementinformatie te maken.
Het is derhalve van belang om inzicht te hebben hoe de kosten en dekking van het bedrijfsgedeelte aan de ene kant en de kosten en opbrengsten van de projecten aan de andere kant in de boekhouding worden verantwoord.