Processen en AO/IC

Basis voor goede managementinformatie

Een goed opgezette Administratieve Organisatie (AO) is noodzakelijk om te zorgen dat de projecten optimaal bijdragen aan de strategie en om een chaotische operationele aansturing te voorkomen. In dit hoofdstuk wordt de inrichting van een afdeling Finance & Control en de door haar beheerde procedures voor het beheersen van de projecten en het projectportfolio beschreven. De AO is de basis voor de kwaliteit van de managementinformatie. De (staf)afdeling Finance & Control in een projectorganisatie omvat meestal een of meer van de volgende onderdelen, expertises: project-/afdelingscontrol, de financiële administratie met debiteuren, crediteuren, bank/kas, salarisadministratie en inkoop. In kleinere organisaties is het onderdeel informatiemanagement toegevoegd. Grotere organisaties of organisaties waar informatie complex is, hebben meestal een aparte informatiemanager. Deze expertises (resources) kunnen ook direct worden ingezet voor de projecten.

De afdeling speelt een belangrijke rol bij het inrichten van een goede AO (voldoende functiescheiding, controles etc.) en het verzamelen van gegevens uit de (project)administratie voor het vervaardigen van managementinformatie. De gegevens die nodig zijn om de managementinformatie op te stellen worden in de administratie vastgelegd. Enkele processen spelen een belangrijke rol bij het verschaffen van de gegevens.

Enkele belangrijke processen

Deze processen zijn:

  1. een project opnemen in het projectportfolio
  2. uren registreren (autorisatie, controle op volledigheid, controle op juistheid)
  3. inkoop (bestelling, verplichting, crediteurenadministratie, betalen)
  4. verkoop (offerte, contracten, facturen, factureringskalender, debiteurenadministratie, geld ontvangen, incasso)
  5. wijzigen van de scope (melden, goedkeuren, uitvoeren)
  6. bewaken van de voortgang.